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Revista de Investigación Científica y Tecnológica Alpha Centauri
Propuesta estandarizada de estructura para formular directivas internas en la
Administración Pública
Standardized proposal of structure to formulate internal directives in the Public Administration
Proposta padronizada de estrutura para formulação de diretrizes internas na Administração Pública
P: 02 - 05
Saul Moran Cusi
saulmoran@unat.edu.pe
Universidad Nacional Autónoma de Tayacaja Daniel
Hernández Morillo, Perú
Resumen
La administración pública es un sistema que busca el bien común y lograr un cambio positivo en el
sector público, por ello el presente artículo tiene como objetivo principal presentar una propuesta
estandarizada de estructura para formular directivas internas en la administración pública, que regule
aspectos técnicos y normativos de las entidades. Para tal efecto, se desarrolló una revisión metódica de
la literatura que comprende el marco normativo de la modernización de la gestión pública y la literatura
de la gestión de la calidad. Como resultado se propone un esquema que contiene de la caratula, índice
y 12 ítem.
Palabras claves: Estandarizada, administración pública, sector público, gestión pública,
modernización y gestión de la calidad.
Abstract
The public administration is a system that seeks the common good and achieve a positive change in the
public sector, for this reason the main objective of this article is to present a standardized proposal for
a structure to formulate internal directives in the public administration, which regulates technical and
regulatory aspects of the entities. For this purpose, a methodical review of the literature that includes
the regulatory framework of the modernization of public management and the quality management
literature was developed. As a result, a scheme that contains the title page, index and 12 items is
proposed.
Keywords: Standardized, public administration, public sector, public management,
modernization and quality management.
Abstrato
A administração pública é um sistema que busca o bem comum e consegue uma mudança positiva no
setor público, por isso o objetivo principal deste artigo é apresentar uma proposta padronizada de
estrutura para formulação de diretrizes internas na administração pública, que regula técnicos e
regulamentares das entidades. Para tanto, foi desenvolvida uma revisão metódica da literatura que inclui
o marco regulatório da modernização da gestão pública e a literatura de gestão da qualidade. Como
resultado, é proposto um esquema que contém página de rosto, índice e 12 itens..
Palavras-chave Padronizado, administração pública, setor público, gestão pública, modernização
e gestão da qualidade.
Publicado: 01/08/2023
Aceptado: 15/05/2023
Recibido: 28/04/2023
Open Access
Scientific article
https://doi.org/10.47422/ac.v4i3.149
Artículo original
Professionals On Line
ISSN: 2709-4502
https://journalalphacentauri.com/index.php/revista
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INTRODUCCIÓN
La modernización de la gestión pública se entiende
como un proceso de transformación constante a fin de
mejorar lo que hacen las entidades públicas y, de esa
manera, generar valor público. En dicho marco, se crea
valor público cuando: (i) las intervenciones públicas,
que adoptan la forma de bienes, servicios o
regulaciones, satisfacen las necesidades y expectativas
de las personas, generando beneficios a la sociedad y,
(ii) se optimiza la gestión interna a través de un uso
más eficiente y productivo de los recursos públicos,
para, directa o indirectamente, satisfacer las
necesidades y expectativas de las personas, generando
beneficios a la sociedad. (Secretaría de Gestión
Pública [SGP], 2022)
Para llegar a ser una administración pública moderna,
además de tener dimensión política, dimensión de
recursos humanos, dimensión de innovación y
renovación, o entre otras la dimensión de gestión, no
es otra cosa la estandarización de procesos. La
estandarización de los procesos es la más efectiva
combinación de recursos humanos, materiales,
equipamientos y métodos de trabajo; una metodología
que garantiza el cumplimiento de los objetivos
estratégicos de la entidad.
Establecer lineamientos de estandarización de
procesos para la formulación de directivas internas en
la administración pública, que regulan aspectos
técnico normativos en las entidades del Estado, en el
marco de lo dispuesto en el Sistema Administrativo de
Modernización de la Gestión Pública es una propuesta
de aplicación en las entidades del Estado, de acuerdo
a su competencia a nivel nacional, regional y local.
DESARROLLO
1. Proceso de modernización de la gestión pública
“La modernización de la gestión pública consiste en la
selección y utilización de todos aquellos medios
orientados a la creación de valor público en una
determinada actividad o servicio a cargo de las
entidades públicas” (Presidencia del Consejo de
Ministros [PCM], 2018).
El proceso de modernización de la gestión del Estado
tiene como finalidad fundamental la obtención de
mayores niveles de eficiencia del aparato estatal, de
manera que se logre generar las condiciones
organizacionales adecuadas, que permitan orientar con
efectividad la actuación del Estado al logro de
resultados en beneficio de las personas y la sociedad,
priorizando intervenciones que promuevan la
inclusión social y la igualdad de oportunidades como
expresión de la defensa de la persona humana y su
dignidad como fin supremo de la sociedad y del
Estado. (Pontificia Universidad Católica del Perú
[PUCP], 2023).
En este contexto, podemos decir que, el proceso de
modernización de la gestión pública es un proceso de
cambio constante con la finalidad de mejorar los
procesos, prendimientos y actividades de las entidades
del estado para generar valor público. Esto involucra
buscar mecanismos, técnicas, herramientas para
optimizar la gestión pública.
2. Documentos normativos
“Instrumento o documento que independientemente
de su denominación, genera obligaciones o acciones
para los servidores públicos, los ciudadanos y
particulares, las instituciones o sus unidades
administrativas” (Compañía Mexicana de
Exploraciones [comesa], 2013).
Con base a la informaion anterior definimos que los
doumentos normativos son aquellos documentos de
cumplimiento obligatorio que contiene las
disposiciones emitidas por una entidad pública, para
regular, desarrollar o dirigir las funciones y procesos
de gestión interna de las instituciones.
3. Estandarización
Es el fundamento necesario en el que se basa la mejora
de mañana. Si uno piensa en la estandarización como
aquello que refleja la mejor práctica que se conoce hoy
en día, pero que se mejorará mañana llegará lejos. Pero
si uno piensa en los estándares como algo limitador,
entonces se parará el progreso. La estandarización de
tareas y procesos es uno de los fundamentos de la
mejora continua, esto mediante la reducción de la
variabilidad en un proceso, a través de la
documentación y capacitación del personal acerca de
la mejor forma para desarrollar sus actividades.
(Fuentes Rojas et al., 2020).
En la estandarización de procesos y procedimientos,
estamos hablando de una forma de formalizar la
elaboración. Sin embargo, esto no significa dejar de
lado la flexibilidad. O someter a los servidores
públicos a reglas estrictas y rutinas monótonas. La idea
es mejorar el desempeño, en base a experiencias que
ya han funcionado para la entidad. Es decir: enumerar
la forma más adecuada de llevar a cabo los procesos,
procedimientos, actividades y tareas, con el fin de
optimizarlos y generar mejores resultados.
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La estandarización de procesos, procedimientos y
tareas es una necesidad para las entidades públicas que
quieren seguir la política de mejora continua, siendo la
estandarización una metodología que trae diferentes
ventajas, empezando por la claridad en la ejecución de
los mismos, la minimización de tiempo y la
independencia de los procesos. (Reyes Zubieta, 2016).
4. Directiva interna
Documento normativo que contiene disposiciones
concretas (generales y específicas), alcances, etapas,
plazos y responsabilidades, entre otros; de los
procesos a cargo de las entidades públicas a través de
sus unidades de organización.
5. Propuesta de estructura de directivas internas
para las entidades de la Administración Pública
Las directivas internas de la administración pública
pueden ceñirse, a la siguiente propuesta:
ESTRUCTURA
Carátula
Cubierta, portada o funda de la Directiva.
Índice
Estructura de datos que permite localizar y acceder de manera rápida a los
elementos de la Directiva.
I. Objetivo
Expone los resultados concretos y verificables, que se pretende lograr o alcanzar
con la Directiva, pueden ser generales y específicos, los mismos que deberán de
estar redactados en verbo infinitivo, puede tener dirección positiva o negativa; debe
incluir la condición, característica o situación que se desea cambiar, mantener o
mejorar.
II. Alcance
Establece el límite de aplicación de la Directiva, indicando su ámbito de
intervención funcional, estructural o al proceso o sub proceso que lo comprende.
III. Base legal
Son disposiciones legales que sustentan o se relacionan directamente con el tema
regulado por la Directiva.
IV. Definición de términos
Es un glosario de los conceptos principales involucrados en el contenido de la
Directiva.
V. Responsabilidad
Señala las obligaciones a la unidad de organización o servidor público que se
derivan del ejercicio de las funciones de un cargo.
VI. Disposiciones generales
Contiene las definiciones y reglas normativas de carácter genérico que sirve de
marco necesario para la mejor comprensión y aplicación de la Directiva. Cada
disposición general es numerada y debe ser nominada conforme a su contenido.
VII. Disposiciones específicas
Contiene las disposiciones de carácter particular y detallado sobre los aspectos
técnicos, operativos, legales, procedimentales u otros complementarios, relativos
al tema que es materia de la Directiva.
VIII. Disposiciones
complementarias (opcional)
Son disposiciones de carácter temporal o que no pueden ubicarse en el texto
normativo porque no regulan la Directiva.
IX. Disposiciones Transitorias
(opcional)
Son aquellas orientadas a regular la aplicación o vigencia temporal de disposiciones
o sus efectos, con relación a los aspectos que son materia de regulación, incluyendo
la ejecución de acciones previas o simultáneas para la consecución de los objetivos
de la Directiva.
X. Vigencia
Estado de la Directiva de lo que tiene validez o está en uso en un tiempo
determinado.
XI. Aprobación
Admitir como válido un proyecto de Directiva a través de unaacto admirativo, el
cual dispone su entrada en vigencia.
XII. Anexos
Exponen información complementaria y estructurada relacionada con las
disposiciones contenidas en la Directiva. Pueden contener formularios, listados,
diagramas de flujo, modelos y otra información que sea útil para la aplicación de
la Directiva.
6. Alcances a tener en cuenta
Es responsabilidad de todas las unidades de
organización de las entidades públicas, regular los
procesos a su cargo a través de directivas internas y
revisarlos de forma permanente, a fin de asegurar que
reflejen sus funciones y procesos actuales; asimismo,
proponer la actualización de los mismos cada vez que
se apruebe o desapruebe una norma o dispositivo legal
que los afecte.
Toda unidad de organización de las entidades
públicas, conforme a sus funciones establecidas en el
marco normativo vigente tienen la facultad y la
obligación de proponer, en el ámbito de su
competencia, la elaboración de sus directivas internas.
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Las unidades de organización deben sustentar
técnicamente mediante un informe técnico por escrito,
la necesidad de actualizar, derogar o aprobar una
directiva, bajo responsabilidad.
Toda directiva mayor de dos (02) años a partir de su
fecha de entrada en vigencia, debe ser revisada y
actualizada de ser necesario, siendo responsabilidad
de la unidad de organización competente informar el
estado del mismo.
CONCLUSIONES
• En definitiva, la estandarización de un esquema de
elaboración de directivas internas en la gestión
pública es necesaria ya que; de esta manera se
aporta eficiencia, reducir errores y mejorar la
productividad de las entidades públicas.
• Del mismo modo el presente artículo sugiere que
las entidades del estado asuman la política de
gestión de la calidad de esta manera promover
mejoras en la gestión.
• Por último, el artículo aporta a las entidades de la
administración pública un esquema estándar para
formular directivas internas, la cual consta de:
caratula, índice y 12 ítem (I. Objetivo, II. Alcance,
III. Base legal, IV. Definición de términos, V.
Responsabilidad, VI. Disposiciones generales, VII.
Disposiciones específicas, VIII. Disposiciones
complementarias (opcional), IX. Disposiciones
Transitorias (opcional), X. Vigencia, XI.
Aprobación y XII. Anexos).
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